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1 July 2024 Memo

Dear Rutgers/Puerto Rico Archival Collaboration Interns,

We are thrilled to share that the Mellon Foundation has approved funding for our project! This note includes all of the PRAC interns and not all details will apply to interns that have been working already, but I wanted to share all the information with everyone so we all have a good sense of the larger work, our new participants and how the program is growing.

As we gear up for the start of the new Mellon interns in July, there are several important points to be aware of:

  1. Official Start Date: While our official start date for the new Mellon interns is July 8th, not everyone will begin working that week. We’ll coordinate individual start dates based on various factors.
  2. Bilingual Notes: Going forward, our notes will be bilingual.  See below for a version in Spanish.
  3. Project Goals:
    • Archival Organization: Our primary goal is to assist archives and libraries in organizing their materials for public use.
    • Training and Support: Simultaneously, we aim to train individuals and support their journey toward degrees in culture, humanities, and history. This collaboration is a multilateral partnership, not just a job. The Mellon Foundation’s three-year funding allows us to achieve these dual objectives.
    • Internship Experience: As part of the internship, you’ll be assigned a mentor and have a paid lunch with them during the year. We’ll also organize workshops, conferences, and provide opportunities for paid research blog writing for our website. Explore the “Publications” and “Historians” tabs on our website menu.
  4. Sofia Feliciano: Sofia Feliciano, our General Manager in Puerto Rico, will be your main point of contact. She’ll oversee your work and assist with payment arrangements.
  5. Internship Details:
    • Unless we have made other arrangements (for the grad student summer program for example), you’ll work seven hours a week throughout the calendar year, accounting for vacations, holidays, and any electrical outages.
    • Regularly review our website, especially the news and announcements section, as well as the calendar. The website also features a directory of team members and a place to track your work.
  6. Referrals Needed: We’re still missing a few interns. If you know individuals who can contribute high-quality work, please share their names or resumes with us. Our focus is on active students, recent graduates, and those pursuing graduate degrees.
  7. Email Lists: You’ve been added to two email lists—one for all interns (this one) and another for general program updates.
  8. Payment Process:
    • Sofia will handle payments for those of you that will be paid through the Mellon Foundation grant, using the information you provide to Rutgers University’s payment system.
    • Payments occur monthly based on reported hours over a four-to-five-week period.
    • Rutgers requires you to enroll as a contractor in their system. We’ll guide you through this process.
    • Submit standard invoices for each payment. The initial payment may take a few weeks, but subsequent ones will be smoother once you’re in our system.
  9. Memorandum of Understanding: You’ll receive a memorandum of understanding (MOU) that forms the basis of our collaboration. Please sign and return it.
  10. Volunteer Forms: Some Host institutions require you to sign a volunteer work agreement.  Sofia will provide copies of these.
  11. Summer Graduate Interns: If you’re a summer graduate intern, expect individual communication soon. Some of this information does not apply to you. Others not yet in grad school can explore this program later.
  12. Spreadsheet and Communication: I’ve included a spreadsheet with archive/library assignments at the bottom of this email. Depending on your work location, we’ll communicate via group email or directly through a director or via Sofia.  Mellon interns should review their new assignment and expect to be in touch soon with Sofia and the Host directors..

Feel free to reach out if you have any questions or need further clarification. We’re excited to embark on this collaborative journey!

Best regards,

Aldo Lauria Santiago

Director

https://sites.rutgers.edu/prac/

 

Spanish Version:

¡Nos complace anunciar que la Fundación Mellon aprobó el financiamiento para nuestro proyecto!

Esta nota está dirigida a todos los pasantes del PRAC e incluye información general. No todos los detalles serán aplicables a los pasantes que ya se encuentran trabajando, pero queremos compartir toda la información para que todos tengan una buena idea del trabajo general, los nuevos participantes y cómo está creciendo el programa.

A medida que nos preparamos para el inicio de los nuevos pasantes Mellon en julio, hay varios puntos importantes a tener en cuenta:

Fecha oficial de inicio: Si bien nuestra fecha oficial de inicio para los nuevos pasantes Mellon es el 8 de julio, no todos comenzarán a trabajar esa semana. Coordinaremos las fechas de inicio individuales en función de varios factores.

Notas bilingües: De ahora en adelante, nuestras notas serán bilingües. Ver más abajo para la versión en inglés.

Objetivos del proyecto:

  • Organización archivística: Nuestro objetivo principal es ayudar a archivos y bibliotecas a organizar sus materiales para el uso público.
  • Capacitación y apoyo: Al mismo tiempo, nuestro objetivo es capacitar a individuos y apoyar su camino hacia títulos en cultura, humanidades e historia. Esta colaboración es una asociación multilateral, no solo un trabajo. El financiamiento de tres años de la Fundación Mellon nos permite lograr estos objetivos dobles.

Experiencia de la pasantía:

  • Como parte de la pasantía, se le asignará un mentor y tendrá un almuerzo pagado con él durante el año.
  • También organizaremos talleres, conferencias y brindaremos oportunidades para escribir blogs de investigación pagados para nuestro sitio web. Explore las pestañas “Publicaciones” e “Historiadores” en el menú de nuestro sitio web.

Sofia Feliciano: Sofia Feliciano, nuestra Gerente General en Puerto Rico, será su punto de contacto principal. Ella supervisará su trabajo y lo ayudará con los arreglos de pago.

Detalles de la pasantía:

  • A menos que hayamos hecho otros arreglos (por ejemplo, para el programa de verano para estudiantes graduados), trabajará siete horas a la semana durante todo el año calendario, teniendo en cuenta las vacaciones, feriados y cualquier corte de luz.
  • Revise periódicamente nuestro sitio web, especialmente la sección de noticias y anuncios, así como el calendario. El sitio web también cuenta con un directorio de miembros del equipo y un lugar para realizar un seguimiento de su trabajo.

Se necesitan referencias: Todavía faltan algunos pasantes. Si conoce a personas que puedan contribuir con trabajo de alta calidad, comparta sus nombres o currículums con nosotros. Nos enfocamos en estudiantes activos, graduados recientes y aquellos que cursan estudios de posgrado.

Listas de correo electrónico: Se le ha agregado a dos listas de correo electrónico: una para todos los pasantes (esta) y otra para actualizaciones generales del programa.

Proceso de pago:

  • Sofia se encargará de los pagos de aquellos que serán pagados a través de la subvención de la Fundación Mellon, utilizando la información que proporcione al sistema de pago de la Universidad de Rutgers.
  • Los pagos se realizan mensualmente en base a las horas informadas durante un período de cuatro a cinco semanas.
  • Rutgers requiere que se inscriba como contratista en su sistema. Lo guiaremos a través de este proceso.
  • Envíe facturas estándar para cada pago. El pago inicial puede demorar algunas semanas, pero los siguientes serán más fluidos una vez que esté en nuestro sistema.

Memorando de entendimiento: Recibirá un memorando de entendimiento (MOU) que forma la base de nuestra colaboración. Por favor fírmelo y devuélvalo.

Formularios de voluntariado: Algunas instituciones anfitrionas requieren que firme un acuerdo de trabajo voluntario. Sofia proporcionará copias de estos.

Pasantes de verano de posgrado: Si eres un pasante de verano de posgrado, espera una comunicación individual pronto. Parte de esta información no se aplica a ti. Los demás que aún no están en la escuela de posgrado pueden explorar este programa más adelante.

Hoja de cálculo y comunicación: Hemos incluido una hoja de cálculo con asignaciones de archivos / bibliotecas. Dependiendo de su lugar de trabajo, nos comunicaremos por correo electrónico grupal o directamente a través de un director o por medio de Sofia. Los pasantes Mellon deben revisar su nueva asignación y esperar estar en contacto pronto con Sofia y los directores anfitriones.

No dude en comunicarse si tiene alguna pregunta o necesita más aclaraciones. ¡Estamos emocionados de embarcarnos en este viaje colaborativo!

Atentamente,

Aldo Lauria Santiago Director