Protected: Internship Document and Procedures Library
Memos Administrativos
Oportunidades para interns
Asistencia
Todo intern deberá firmar un registro de asistencia en la institución en donde esté trabajando. Para ello deberá comunicarse con su supervisor. Además, es responsabilidad del intern completar también una hoja de asistencia en Google Sheets que le compartirá Sofía Feliciano al inicio de su pasantía. Esta hoja es indispensable para poder completar su factura.
Facturas
Información general
- Las facturas se envían al final de cada mes o al completar las horas de ese mes.
- Recibirán el pago por cheque a través del correo.
- El pago puede tardarse hasta un mes y medio en llegar.
Registro en el sistema de PaymentWorks
- Para ello, deberá completar los tres formularios y enviarlos a Sofía Feliciano. Los formularios y ejemplos de cómo llenarlos están en este documento.
- Posteriormente, recibirá un correo electrónico de PaymentWorks con un PO number. Este mensaje puede tardarse hasta cuatro semanas en llegar.
Proceso para someter la factura
- Una vez recibido el PO number, puede someter su factura. Para ello, deberá utilizar este template. Utilice la hoja de asistencia de Google Sheets para completarla. Es importante que incluya su dirección y su PO number.
- Nombre la factura según el siguiente esquema: Nombre_Invoice_YYYYMM. Ejemplo: NHernandez_Invoice_202410
- Una vez preparada y nombrada correctamente, deberá enviarla al correo electrónico accountspayable@finance@rutgers.edu. En el invoice, incluya el número de factura (ej. Invoice 1) y su PO number. Deberá copiar a Sofía en este email.
En la página de Teams, bajo la carpeta de “Facturas” hay información sobre cómo completar las facturas, al igual que ejemplos. Deberá consultar estos documentos.
Instrucciones, políticas y procedimientos de cada institución:
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Instrucciones para registro de nuevos interns
- Complete y envíe las hojas de información del programa de voluntarios requeridos por el AGPR y el ELA. Enviarlas a Sofía (sf916@scarletmail.rutgers.edu) quien las reenviará al staff del AGPR.
- Enviar en un mismo correo electrónico a Daniel Encarnación <dencarnacion@icp.pr.gov> y Hilda Ayala (<hayala@icp.pr.gov>) con copia a Sofía Feliciano (<sf916@scarletmail.rutgers.edu>):
- Copia de identificación con foto
- Foto de la prueba de su Póliza del Fondo de Seguro del Estado, Póliza Privada o Endoso de la Entidad Académica extendiendo el Seguro de Responsabilidad Pública (plan médico)
Estos documentos se deben recibir, por lo menos una semana antes de iniciar y no pueden iniciar sin haberlos entregado (esto se registra en Recursos Humanos). En el correo electrónico deben indicar que es para el Proyecto AGPR/Rutgers-Mellon así Daniel puede crearles las hojas de asistencia.
Políticas y procedimientos del AGPR
Equipos y espacios
Los que pueden, por favor, lleven sus computadoras. El área de trabajo por regla general es fría, así que se recomienda llevar abrigo.
Estacionamiento
En cuanto al estacionamiento, el AGPR no puede proveerles estacionamiento. Alrededor del edificio, cuadras aledañas y Parque Luis Muñoz Rivera hay estacionamientos públicos.
Hojas de Asistencia
- Firmar libreta de entrada y salida de contratistas del AGPR, ubicada en la recepción del edificio.
- Registrar las horas y días que realiza labores en la hoja de “Asistencia Mensual de Voluntario”. Asegúrese de firmar la sección de “Firma de Voluntario”, de lo contrario la hoja no tendrá validez.
- Deberá apuntar también sus horas en una tabla de Google Sheet que compartirá Sofía Feliciano. Este registro es sumamente importante para luego poder completar la factura.
Facturas:
- La factura se entrega mensual o al culminar las horas del mes.
- El recibo del pago puede tardar 1 mes aproximadamente.
- Utilizar la descripción del servicio que se provee el modelo de factura.
- No se factura el periodo de almuerzo.
- El tiempo utilizado para preparar la factura o el informe no se incluye en la misma. Esto se hace fuera de horas de trabajo.
- El nombrado de la factura llevará el siguiente formato: Nombre_Invoice_YYYYMM – ejemplo: NHernandez_Invoice_202312
- Consultar PRAC Invoices para instrucciones detalladas sobre el sistema de pago de Rutgers University.
Informes semanales
- El informe se actualiza a final de cada semana.
- Este incluye un resumen de los servicios realizados y las estadísticas.
Comida, bebidas:
- En los alrededores del AGPR no hay muchas áreas de comer, así que quien que tenga alguna condición que necesite comer a ciertas horas o alguna limitación de alimentos, puede llevar su propia merienda.
- En las áreas de trabajo no se permite tener comida o bebidas excepto agua y esta se debe mantener en envases cerrados. Los mismos se deben colocar en un área que no sea un riesgo para los documentos. También, se debe limitar el consumo de comida y bebidas en las áreas de trabajo para controlar la propagación de insectos y por consiguiente los daños que estos puedan causar a los documentos.
Horarios:
- Los horarios autorizados en el edificio son de 8:00 am a 4:30 pm, excepciones deben ser aprobadas por la directora Hilda Ayala y en coordinación con PM del área.
- El horario de almuerzo puede decidir si tomar 30 minutos o 1 hora.